برای ساماندهی بهتر در انجام پایان نامه و گزارش های پیشرفت آن و همچنین تسریع در روند مستندسازی پایان نامه، چارچوب کلی زیر در ده بند اصلی و مهم برای دانشجویان در نظر گرفته شده است که رعایت آن برای همه دانشجویانی که پروپوزال آنها تایید شده است، الزامی و ضروری است:

یک: تدوین سه گزارش اصلی؛ روند کلی انجام پایان نامه از آغاز تا پایان، شامل سه گزارش اصلی خواهد بود: گزارش یکم تعریف و بیان مساله به طور دقیق است که در پروپزال - پیشنهاد موضوع پایان نامه- بخش عمده ی آن انجام می شود. این گزارش به تعیین محدوده ی مساله، اهمیت حل مساله و موارد کاربرد آن می پردازد. همچنین اشاره کلی به مبانی نظری پایان نامه در این گزارش ضروری است. گزارش دوم به مرور، معرفی و مقایسه کارهای انجام شده، می پردازد و در ادامه مبانی نظری پایان نامه به طور دقیق و با جزییات کامل تشریح می شود. در پایان این گزارش و بر اساس مقایسه ای که بین روش ها ی موجود انجام می شود، باید مسیر ادامه پایان نامه به خوبی مشخص یا قابل پیش بینی باشد. گزارش سوم، روش، مدل، معماری و یا چارچوب پیشنهادی و نتایج حاصل از آن را دربرمی گیرد. در واقع گزارش سوم، به کار اصلی پژوهشی دانشجو می پردازد که روش پیشنهادی چیست؟ چگونه مدل و شبیه سازی شده است؟ ارزیابی چگونه و بر اساس چه معیارهایی انجام شده و نتایج ارزیابی چه بوده است؟ این سه گزارش در فصول پایان نامه، پخش و بخش بندی می شوند که تعداد فصول پایان نامه بستگی به موضوع پایان نامه و مبانی نظری آن دارد. البته در کنار سه گزارش اصلی، گزارش های فرعی و مکمل در صورت لزوم، امکان پذیر خواهد بود.

دو: تاکید و تمرکز روی بررسی محتوایی مطالب؛ به منظور تمرکز روی بررسی محتوایی گزارش ها در روند انجام پایان نامه، ضروری است گزارش ها از نظر نگارشی - املایی، انشایی و ساختاری - بدون نقص باشند که متاسفانه بیشتر دانشجویان در روند انجام کارهای پژوهشی در این خصوص اطلاعات کافی ندارند. از این رو لازم و ضروری است که هر دانشجو، شخصا برای کسب تبحر لازم در این زمینه، همراه با تمرین فراوان، از منابع مناسب و مرتبط در این خصوص، نهایت استفاده را داشته باشد. در ادامه فقط برای نمونه دو کتاب معرفی شده است:

نقیان فشارکی، مهدی راهنمای تدوین گزارش های علمی و فنی ویراست دوم، انتشارات یا مهدی، 1380.

علاوه بر مطالعه کتاب های نگارشی و سبک گزارش نویسی، استفاده از نرم افزارهای مدیریت منابع علمی نظیر Mendeley , Zotero , EndNote و ویرایش کننده های متن، نظیر ویراستیار توصیه می شود. نرم‌افزار ویراستیار به عنوان افزونه ای برای مایکروسافت وُرد، دارای قابلیت‌های غلط یاب املایی، اصلاح نویسه‌های متن و اصلاح نشانه‌گذاری است. استفاده از این ابزارهای نرم افزاری، قطعا در بلندمدت سبب کاهش زمان و افزایش دقت نگارشی در تدوین گزارش های علمی خواهد شد.

سه: انواع منابع و مراجع برای مطالعه و بررسی موضوع؛ مقاله ها، پایان نامه ها و کتاب ها سه منبع اصلی برای جمع آوری اطلاعات و در عین حال بررسی روش های موجود برای یک مساله - موضوع - هستند. از این سه نوع منبع اصلی، معمولا مقاله ها بیشترین استفاده در مطالعه و پژوهش دارند، زیرا بیشتر آنها به معرفی جدیدترین روشها و دستاوردهای مرتبط با موضوع می پردازند. با این وجود برای اثربخشی بیشتر، استفاده از منابع مرتبط به روز و معتبر، ضروری است تا روند انجام پایان نامه با انحراف و دوباره کاری کمتری مواجه شود.

چهار: چگونگی تحویل و ارائه گزارش ها؛ برای اینکه تاریخچه ای از روال پیشرفت کار به صورت مستند و مکتوب ایجاد شود، گزارش های پیشرفت انجام پایان نامه در مراحل مختلف، به صورت پرینت شده، به راهنما جهت بررسی تحویل داده می شود و برای بررسی هر گزارش پرینت شده، به طور متوسط یک تا چهار هفته زمان لازم است. از این رو لازم است زمان بندی مناسبی برای تحویل و ارائه گزارش ها داشته باشید تا با محدودیت زمانی مواجه نشوید.

پنج: نهایی سازی گزارش ها؛ پس از اینکه گزارش بررسی و نهایی شد، فایل نهایی گزارش در قالب ورد و پی دی اف به صورت زیر نامگذاری و ایمیل می شود:
NameStudent_RepNumber_Date
مثلا
Mirzaie_Rep01_930505
حتما نام فایل ها انگلیسی باشد نه فارسی.

شش: کدنویسی؛ معمولا بخش کدنویسی و یا شبیه سازی زمان و حوصله بیشتری نسبت به سایر بخش ها پایان نامه لازم دارد، بنابراین سعی شود که همزمان با گزارش های اولیه، مبانی لازم برای کدنویسی را بیاموزید تا در مراحل پایانی با محدودیت زمانی مواجه نشوید.

هفت: پایان پروژه؛ هنگامی روند مطالعه، بررسی مطالب و منابع موجود، کدنویسی، شبیه سازی و ارزیابی نتایج در پایان نامه، به پایان می رسد که دست کم، اهداف تعریف شده در پروپوزال، محقق شده باشد و این یعنی یافتن پاسخ های مناسب، منطقی و توجیه پذیر برای پرسش هایی کلیدی و اصلی پروپزال. در عین حال، لازمه رسیدن به این موفقیت، پشتکار، انگیزه بالا، پشتوانه علمی، تلاش فراوان، برنامه ریزی مناسب، گفتگوی منظم و هم فکری با افراد متخصص و مرتبط با پایان نامه است. لازم به یادآوری است که دلایل شخصی، کاری یا ادامه تحصیل به هیچ وجه دلایل موجهی برای پایان دادن به پروژه نیستند. بنابراین در آغاز پایان نامه، برنامه ریزی و پی گیری مناسبی داشته باشید تا پایان نامه با بهترین کارآیی، به سرانجام برسد. همچنین ضروری است که حدود یک ماه پیش از تاریخ دفاعیه فرضی پایان نامه، همه امور اصلی مربوط به آن نظیر تایپ و ویرایش فصل ها، ارزیابی نتایج و سایر بررسی ها، به پایان رسیده و نهایی شده باشد تا در این فاصله یک ماه به کارهای ادرای لازم برای تعیین تاریخ دقیق دفاعیه، بپردازید. به دلیل قوانین، بخش نامه ها و ضوابط دم به دم و خلق الساعه ای که ممکن است هر از گاهی در دانشگاه مربوطه، اعلام و اجرا شود، لازم است که برای تعیین تاریخ تقریبی دفاعیه، حدود چند ماه زودتر - دو تا چهار ماه پیش از دفاعیه - اقدام نمایید. رعایت این بازه، بسیار لازم و ضروری است و عواقب عدم رعایت این بازه زمانی، به عهده خود دانشجوست. از سوی دیگر، پس از آنکه تاریخ تقریبی دفاعیه، مشخص شد، دانشجو ملزم و متعهد می شود تا در این تاریخ تقریبی، پایان نامه را به نتایج قابل قبولی برای جلسه دفاعیه برساند.

هشت: تدوین و ارسال مقاله های پژوهشی؛ هر دانشجویی می تواند مقاله یا مقاله هایی از پایان نامه خود، تهیه و تدوین نماید. با این وجود هر گونه مقاله ای که در روند انجام پایان نامه تهیه و تدوین می شود، حتما با هماهنگی استاد راهنما و در صورت لزوم استاد مشاور خواهد بود و تعیین کنفرانس یا مجله برای مقاله پژوهشی و ارسال آن هم، با مشورت و هماهنگی استاد راهنما انجام می شود. بنابراین هیچ مقاله ای بدون هماهنگی ارسال ننمایید. معمولا مقاله های اولیه برای کنفرانس و همایش ها و درصورت مناسب بودن کار پژوهشی انجام شده، مقاله های بعدی به مجله ها، ارسال خواهد شد. با این توضیح، هر گونه ارسال مقاله ای با هماهنگی استاد راهنما و در صورت لزوم استاد مشاور، انجام می شود. برای این منظور لازم است، خود دانشجو، شخصا با مطالعه کتاب های مرتبط با مقاله نویسی، بررسی سبک و سیاق مقاله های خوب و عالی، با روش مقاله نویسی به طور علمی و عملی، آشنا شود و تسلط نسبی در این خصوص کسب نماید. بنابراین لازمه این تسلط، مطالعه و تمرین زیاد خواهد بود. معمولا تهیه و تدوین مقاله در مراحل پایانی که کار پژوهشی به نتایج قابل قبولی رسیده است، انجام می شود. هر دانشجویی حداکثر تا سه ماه بعد از دفاعیه، می تواند به تدوین و ارسال مقاله اقدام نماید.

نه: عناوین فصل های پایان نامه؛ معمولا تعداد فصول به موضوع پایان نامه بستگی دارد. با این حال در روال رایج فصل بندی پایان نامه ها، فصل یکم با عنوان مقدمه خواهد بود که شامل بخش های اصلی بیان مسئله، انگیزه ها و اهداف پژوهش، روش تحقیق، نوآوری ها و ساختار پایان نامه است. فصل دوم به پیشینه موضوع اختصاص دارد. یک یا دو فصل مربوط به مبانی نظری پایان نامه است. همچنین یک یا دو فصل به روش، مدل یا الگوریتم پیشنهادی، شبیه سازی و ارزیابی آن می پردازد. فصل آخر هم جمع بندی و کارهای آینده خواهد بود. با این وجود اگر دانشگاه یا گروه مربوطه، دستورالعمل مشخص و معینی برای فصل بندی ارائه کرده است، رعایت آن دستورالعمل، توسط دانشجو الزامی است.

ده: تعداد جلسات برای گفتگو و یا تحویل گزارش پیشرفت پایان نامه؛ همانطور که در بند چهارم اشاره شد، ارزیابی پیشرفت کار مبتنی بر گزارش های پرینت شده در مراحل مختلف پایان نامه است، به گونه ای که هر گزارش پرینت شده پس از تحویل، بررسی و موارد اصلاحی در متن گزارش، مشخص می شود و سپس گزارش بررسی شده، به دانشجو برگردانده می شود تا موارد تعیین شده اصلاح یا تکمیل گردد. بنابراین بیشتر تعامل ها جهت ارائه گزارش پیشرفت پایان نامه، به صورت مکتوب و مستند بر اساس گزارش های پرینت شده، خواهد بود. این گزارش ها، می تواند از طریق پست به آدرس پستی دانشگاه ارسال شود و لازم نیست حتما دانشجو شخصا گزارش را حضوری تحویل دهد. برای مواردی هم که صحبت حضوری، لازم و ضروری باشد، تاریخ و زمانی از طریق ایمیل، هماهنگ می شود. با این وجود لازم است که تعداد جلسات حضوری و ایمیل ها بین دانشجو و راهنما، جهت ارائه گزارش پیشرفت پایان نامه، مکاتبه الکترونیکی و گفتگو درمورد برخی سوالات و ابهامات پایان نامه، حد متعادل ومناسبی داشته باشد یعنی نه خیلی زیاد و نه خیلی کم باشد. منظور از زیاد این است که برای هر موردی و هر سوالی نیاز به ایمیل و یا مراجعه حضوری نیست، زیرا برخی از سوالات با جستجو و با پرس و جو یا مطالعه کتاب های مرتبط، پاسخ آنها به سادگی قابل دسترس است. در عین حال اینگونه هم نباشد که پس از تایید موضوع، یکدفعه و ناگهان، پایان نامه به اصطلاح پایان یافته، ارائه شود. به طور معمول ارائه گزارش پیشرفت پایان نامه، سه یا چهار هفته یکبار، حد نسبتا متعادلی است؛ یعنی حدودا هرماه، یک گزارش از روند پیشرفت پایان نامه، حد نسبتا متعادل و مناسبی محسوب می شود.

هماهنگی جهت تحویل حضوری گزارش، ارائه گزارش پیشرفت کار، صحبت در مورد پایان نامه و یا ویرایش مقاله ارسالی مرتبط با پایان نامه، حدودا یک هفته زودتر، از طریق ایمیل،انجام می پذیرد. رعایت این بازه زمانی، قطعا باعث برنامه ریزی بهتر و موثرتر خواهد شد.
نکته بسیار مهم دیگر، اخذ کد پایان نامه است که برای برگزاری جلسه دفاعیه، در ببیشتر دانشگاه ها ضروری است. با توجه به اینکه ظاهرا قوانین، بخش نامه و ضوابط مربوط به کد پایان نامه، در دانشگاه های مختلف، متفاوت اجرا و تفسیر می شود و همچنین خود این ضوابط دم به دم و خلق الساعی است، لازم است هر دانشجو شخصا، پیگیر مساله اخذ کد پایان نامه باشد تا در هنگام دفاع، با مشکلی مواجه نشود.

پی نوشت: چنانچه در توضیحات این چارچوب پیشنهادی، نکته یا مطلب مهمی فراموش شده است، لطفا از طریق ایمیل یا بخش نظرات مطرح بفرمایید تا چارچوب جامع تر و کامل تری تدوین شود. تلاش خواهد شد تا در گذر زمان و کسب تجربه های مفیدتر، توضیحات و جزییات بیشتر، به بندهای این چارچوب در راستای شفاف سازی و ابهام زدایی بیشتر، اضافه شود. بنابراین دانشجویانی که در حال انجام پایان نامه و تدوین گزارش های پیشرفت کار خود هستند، بهتر است هر چند هفته یکبار، مطالب این چارچوب را دقیق ،مرور و مطالعه نمایند تا اگر توضیحات و جزییات بیشتری به یکی از موارد بالا، اضافه شد، کاملا مطلع و آگاه باشند. برای دانستن اینکه آیا توضیحات و جزییاتی اضافه شده است، می توانید تاریخ آخرین به روز رسانی را مدنظر قرار دهید.

پيوست های راهنمای انجام پایان نامه

• فرهنگ كوچك واژه های پارسی
• چند نکته برای بهبود شیوه نگارش فارسی
• دانلود نرم افزار خطایاب فارسی ویراستیار
• چگونه یک مقاله خوب بنویسیم
• نحوه نگارش مقاله، ترجمه: روحانی، جاسمیان، مولایی

هر دانشجو پس از برگزاری جاسه دفاعیه پایان نامه، معمولا سه گام تا اتمام نهایی آن خواهد داشت که انجام و تکمیل هر چه سریعتر آنها، بسیار لازم و ضروری است:

یکم: انجام اصلاحات پیشنهادی داوران؛ در روند جلسه دفاعیه و پس از برگزاری آن، داور یا داوران نظراتی در جهت اصلاح پایان نامه به صورت کتبی یا شفاهی پیشنهاد می دهند یا سوالاتی مطرح می شود که پاسخ آنها هم در جلسه دفاعیه و هم در متن پایان نامه ضروری است. توصیه می شود در اسرع وقت، این اصلاحات پیشنهادی با هماهنگی استاد راهنما انجام شود.

دوم: صحافی و تهیه سی دی فایل های مرتبط با پایان نامه؛ پس از انجام اصلاحات کامل و دقیق، پایان نامه صحافی خواهد شد و فایل های متن اصلی پایان نامه در قالب ورد و پی دی اف و همچنین کدهای مربوطه همراه با منابع استفاده شده، در دو سی دی، تهیه و تدوین می شود. بنابراین سی دی تهیه شده شامل سه فولدر اصلی 1- متن پایان نامه 2- کدهای مربوطه و 3- منابع استفاده شده، خواهد بود. این دو سی دی، جدا از سی دی است که به دانشگاه جهت تسویه حساب، تحویل داده می شود.

سوم: تدوین و ارسال مقاله های پژوهشی؛ هر دانشجویی در صورت تمایل می تواند مقاله یا مقاله هایی از پایان نامه خود، تهیه و تدوین نماید. با این وجود هر گونه مقاله ای که از پایان نامه تهیه و تدوین می شود، حتما با هماهنگی استاد راهنما و در صورت لزوم استاد مشاور خواهد بود و تعیین کنفرانس یا مجله برای مقاله پژوهشی و ارسال آن هم، با مشورت و هماهنگی استاد راهنما انجام می شود. معمولا مقاله های اولیه برای کنفرانس و همایش ها و درصورت مناسب بودن کار پژوهشی انجام شده، مقاله های بعدی به مجله ها، ارسال خواهد شد.

هر گونه ارسال مقاله ای با هماهنگی استاد راهنما و در صورت لزوم استاد مشاور، انجام می شود. برای این منظور لازم است، خود دانشجو، شخصا با مطالعه کتاب های مرتبط با مقاله نویسی، بررسی سبک و سیاق مقاله های خوب و عالی، با روش مقاله نویسی به طور علمی و عملی، آشنا شود و تسلط نسبی در این خصوص کسب نماید. بنابراین لازمه این تسلط، مطالعه و تمرین زیاد خواهد بود.
هر دانشجویی حداکثر تا پایان نیمسال بعدی یعنی حدودا سه ماه بعد از دفاعیه می تواند به تدوین و ارسال مقاله اقدام نماید. هماهنگی برای گفتگو در مورد اصلاحات پایان نامه، تحویل نهایی آن و یا ویرایش مقاله ارسالی، حدودا یک هفته زودتر و از طریق ایمیل، انجام می پذیرد. رعایت این بازه زمانی، قطعا باعث برنامه ریزی بهتر و موثرتر خواهد شد.